Zbiór danych osobowych

Zapoznając się z zagadnieniem ochrony danych osobowych niejednokrotnie spotkacie się Państwo z pojęciem zbioru danych osobowych.

Znaczenie tego pojęcia warto doprecyzować, aby uniknąć w przyszłości nieporozumień związanych z niewłaściwą interpretacją terminu.

Przechowywanie danych osobowych

Dane osobowe współcześnie przechowywane są głównie w systemach informatycznych, czyli zespołach współpracujących ze sobą programów, urządzeń lub narzędzi programowych, jednak w niektórych miejscach nadal służą do tego nośniki papierowe. Dane osobowe mogą przyjmować postać albo pojedynczej danej, albo zbioru danych.

Za zbiór danych uważa się każdy zestaw danych osobowych, w którym da się wyodrębnić strukturę. To dość szeroka definicja, którą łatwiej będzie Państwu zrozumieć na przykładach.

Oto kilka przykładów zbioru danych osobowych:

lista pracowników,
lista osób, które wsparły pieniężnie jakąś fundację,
lista członków założycieli stowarzyszenia
baza pacjentów szpitala,

Co ważne, jako zbiór danych traktowane są również dane pojedynczej osoby gromadzone np. w celu dokonania zeznania podatkowego.

Obowiązek rejestrowania danych osobowych w GIODO – kogo dotyczy?

Ustawa o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. wprowadza obowiązek rejestrowania zbiorów danych osobowych w GIODO, nie dotyczy on jednak wszystkich zbiorów. Zgodnie z definicją zbiorami danych są również między innymi wszelkiego rodzaju książki wejść i wyjść, prowadzona przez szkoły ewidencja uczniów i ich rodziców, czy też listy osób, które w danej chwili znajdują się na terenie zakładu. Tych zbiorów danych osobowych nie trzeba rejestrować.